Come migliorare la gestione del tempo. Questi suggerimenti per la gestione del tempo ti aiuteranno ad aumentare l’efficienza e la produttività sul lavoro.
Ci sono solo 24 ore in un giorno: questa frase cliché, di solito pronunciata quando qualcuno è sopraffatto dal lavoro, è vera. Ci sono solo 24 ore in un giorno, quindi è importante sfruttarle al meglio.
Per essere un buon amministratore del tuo tempo e aumentare la tua produttività e opportunità di sviluppo professionale, è fondamentale che tu gestisca saggiamente la tua giornata lavorativa, determinando il modo migliore per eliminare le distrazioni per concentrare più energia sui tuoi compiti richiesti.
Utilizza i seguenti suggerimenti per la gestione del tempo per aumentare l’efficienza e la produttività sul lavoro.
Elimina le distrazioni ansiose raccogliendo i compiti in un unico posto
Per quanto possibile, metti tutti gli elementi che devono essere affrontati in un unico posto.
- Consolida gli account di posta elettronica in modo che vengano visualizzati in un’unica casella di posta.
- Consolida i messaggi vocali impostando i tuoi numeri di lavoro o personali per inoltrare le chiamate all’altro.
- Annota eventuali richieste di persona in un blocco note designato per le attività o in un’app per prendere appunti sul telefono. (L’uso di un’app per smartphone renderà molto più semplice annotare le attività in movimento e ridurrà l’utilizzo della carta.)
- Conserva una sola scatola per tutti gli elementi fisici che devi ordinare.
- È molto più facile tenere traccia di quali attività devi svolgere quando tutto ciò che devi affrontare è in un unico posto.
Sapere che tutto è contabilizzato in questi luoghi designati aiuta a eliminare le distrazioni ansiose – quelle fastidiose preoccupazioni che stai dimenticando qualcosa di importante – dall’irrompere nella tua concentrazione (Allen, 2018).
Quindi, almeno una volta al giorno, esamina le caselle di posta, il blocco note e gli elementi fisici, organizzandoli chiedendoti prima: “È un oggetto utilizzabile?” È un’e-mail a cui devi rispondere? Una telefonata da restituire? Un modulo che devi compilare o presentare? In tal caso, è un oggetto utilizzabile.
Se non c’è niente da fare, cancellalo. Se non c’è niente da fare ora, ma è un’idea o un’attività che potresti dover riconsiderare in seguito, mantienila ma vai avanti.
Se l’oggetto è utilizzabile, considera quanto segue (Allen, 2018):
- Puoi farlo ora?
- Puoi delegarlo?
- Puoi rimandarlo a più tardi?
Fallo ora
Se il prossimo elemento utilizzabile per la tua attività richiederà meno di due minuti, fallo. Ci vorrà più tempo per programmare un tempo per completare l’attività più tardi di quanto non impiegherai per completarla.
Delegalo
Sei la persona giusta per questo compito o c’è un membro dello staff che sarebbe più adatto a portarlo a termine? Se la risposta è quest’ultima, delegare il compito. (Assicurati di tenere un elenco di attività delegate da controllare in seguito!)
Differiscilo
Se l’azione richiede più di due minuti ed è qualcosa che solo tu puoi fare, rimandala. Se l’attività deve essere completata entro una certa data, pianifica un’ora nel tuo calendario per completarla. Se l’incarico deve essere svolto il prima possibile, inseriscilo nell’elenco delle attività prioritarie.
Determinazione delle priorità
Quando determini le tue priorità, poniti le seguenti domande:
- Ti avvicinerà a un obiettivo primario?
- Quali sono i vantaggi di completare l’attività?
- Bisogna farlo oggi?
- Qual è il peggio che potrebbe succedere se questo non viene fatto oggi?
Puoi anche utilizzare un framework di urgenza-importanza per aiutarti a determinare quali attività dovrebbero essere eseguite per prime.
- Non urgente/non importante. Queste attività non devono essere eseguite: trascorri il tuo tempo completando oggetti più importanti.
- Urgente/Non importante. Se possibile, prova a delegare questi compiti.
- Urgente/Importante. Pianifica il tempo per completare questa attività il prima possibile.
- Non urgente/importante. È necessario pianificare il tempo per completare questa attività, ma può essere eseguita in un secondo momento.
Raccomandazioni sulla lista delle cose da fare
Alcune persone trovano profonda soddisfazione nell’eliminare gli elementi dalle liste di cose da fare. Tuttavia, uno svantaggio delle liste di cose da fare è che per loro stessa natura non assegnano correttamente la priorità alle attività. Sì, puoi scorrere l’elenco e spuntare le attività mentre le completi e stai facendo le cose, ma non necessariamente nell’ordine migliore.
Quando formuli una lista di cose da fare, tieni sempre a mente le tue priorità.
Metodo evidenziatore
Una volta determinate le priorità, l’elenco delle attività dovrebbe rifletterle. Identifica tre attività dall’elenco come priorità principali ed evidenziale. Quando completi un elemento evidenziato, spuntalo dall’elenco. Identifica il tuo prossimo compito con la massima priorità ed evidenzialo. Dovresti sempre avere tre attività evidenziate e dovresti lavorare solo per completare quelle voci. Utilizzando questo metodo, tutte le tue attività sono in un unico posto, ma hanno la priorità in un modo che ti consente di lavorare in modo più efficiente.
Compiti in lotti
Un metodo per svolgere più lavoro in modo più efficiente è il batch, eseguendo attività simili una dopo l’altra. Alcuni esempi di attività che potresti eseguire in batch includono effettuare ogni telefonata nella tua lista di cose da fare, rispondere a tutte le e-mail senza risposta, ecc. Consentire al tuo cervello di concentrarsi su un tipo di attività, come fare telefonate, ti consente di concentrarti più a lungo.
Concentrati su un compito alla volta
Le persone spesso pensano di essere multitasking, ma in realtà ciò che stanno facendo è “switchtasking”: passare rapidamente avanti e indietro tra le attività (Crenshaw, agosto 2018).
Sebbene la maggior parte delle persone che effettuano switchtasking pensino di ottenere di più, in genere non lo sono.
Invece, durante lo switchtasking (Crenshaw, agosto 2018):
- Il tempo necessario per completare un’attività aumenta. La ricerca ha dimostrato che anche brevi blocchi mentali creati dal passaggio da un’attività all’altra possono costare fino al 40 percento del tempo produttivo di una persona (American Psychological Association, 2006).
- La qualità del lavoro diminuisce. Quando l’attenzione è suddivisa tra più attività, è meno probabile che si notino errori come errori di battitura ed errori di calcolo.
- Lo stress aumenta. Poiché la tua produttività diminuisce con lo switchtasking, la maggiore quantità di tempo impiegato per completare le attività e la minore quantità di tempo rimanente per completare altre attività possono aumentare lo stress.
Combatti la procrastinazione scomponendo i grandi compiti
Gli individui a volte procrastinano perché provano ansia o paura per i compiti importanti che li attendono (Swanson, 2016).
Invece di rimandare un grande lavoro perché sembra opprimente, scomponilo in compiti più piccoli e meno intimidatori (Kaye, 2017).
Ad esempio, molto è dedicato alla pianificazione di un evento per ex studenti. Invece di considerare la funzione come un unico grande compito, dividilo in parti più piccole: determinare la data, sviluppare un budget, decidere quali programmi offrire, ecc. Questi compiti più piccoli sembreranno molto più gestibili.
Concedi tempo per le emergenze
Quando hai un numero straordinario di attività in sospeso, potresti essere tentato di programmare ogni minuto disponibile della tua giornata, ma non farlo.
Riserva del tempo ogni giorno per gli articoli non pianificati che emergono durante la settimana lavorativa e devono essere completati immediatamente. Prenotare questo tempo ti consente di affrontare i problemi man mano che si presentano senza buttare via il resto del tuo programma. C’è tranquillità nel sapere che hai già del tempo da parte da dedicare all’imprevisto (Kaye, 2017).
Bonus: se non emergono compiti ad alta priorità, avrai più tempo da dedicare al raggiungimento di altri obiettivi.
Fai ciò che funziona per te
I metodi di gestione del tempo non sono “taglia unica”; ogni persona ha un diverso modo preferito di fare le cose. In effetti, gli esperti di gestione del tempo suggeriscono che esistono fino a 10 diversi stili di gestione del tempo. Il modo in cui scegli di gestire il tuo tempo probabilmente varia, a seconda in gran parte di fattori come se preferisci che il tuo lavoro sia coerente o che abbia varietà in ciò che consideri un successo, come finire compiti, fare brainstorming su nuove idee, stabilire connessioni autentiche con i colleghi, ecc. (Crenshaw, luglio 2018).
Quando stai cercando di formare nuove abitudini di gestione del tempo, non preoccuparti se qualcosa non funziona. Adatta il tuo processo nel modo che funziona meglio per te e ricorda: ci vuole un po’ di tempo prima che le nuove abitudini si attengano. Sii paziente e concediti la grazia mentre cerchi di inserire queste nuove capacità di gestione del tempo nella tua vita quotidiana.
Tutto questo è stato descritto nel mio libro e e che insegno nelle mie consulenze rendendoti davvero più responsabile e produttivo.
