Project Management: Che cos’è un progetto?
Da relativamente poco tempo, il project management è finalmente uscito dalla sua terra d’origine.
Prima era “confinato” all’interno di aziende molto specifiche, si pensi ad esempio alla industria spaziale, per fortuna oggi ha conquistato anche altri settori. Come mai questo allargamento?
La risposta è molto semplice: se vuoi innovare, se vuoi migliorare allora devi lavorare per progetti e per far questo non puoi non utilizzare la metodologia di project management.
Oggi sempre più aziende lavorano per commesse e ogni commessa creerà un prodotto o risultato diverso e unico, a seconda di quello che chiederà il committente.
Il Progetto
Un progetto è un complesso coordinato di azioni finalizzato ad ottenere risultati determinati nel rispetto dei limiti stabiliti di tempo e di risorse. Il progetto è un insieme di processi unico, composto da attività coordinate e controllate, con date di inizio e di fine, che vengono realizzate per raggiungimento degli obiettivi del progetto. Gli elementi che attribuiscono il miglior risultato per raggiungere l’obiettivo sono per esempio:
- Accurate stime iniziali;
- Utilizzo di tecniche appropriate;
- Impegno del gruppo;
- Disponibilità delle risorse necessarie;
- Controllo puntuale ma non burocratico;
- La suddivisione in fasi della gestione del progetto.
I progetti interessano tutte le organizzazioni sia grandi che piccole, semplici e complesse. Essi possono essere soggetti a diversi vincoli: ambito, qualità, tempi, risorse e costi, e hanno un inizio e fine ben definiti. In altre parole, dal punto di vista del Management tutti i progetti hanno alcune caratteristiche fondamentali in comune, che sono riassunte qui di seguito :
- I progetti sono gli sforzi complessi che hanno inizio e fine, e non sono ripetitivi. Tutti i progetti hanno un scopo specifico che debbono raggiungerlo rispettando i limiti dei tempi e del budget. Sono inoltre iniziative originali e non di mere ripetizioni di iniziative precedenti.
- Un progetto è il processo che porta a creazione di determinati risultati. Quindi un progetto include l’intero processo necessario per realizzare un nuovo prodotto, un nuovo edificio, un nuovo software di contabilità o per ottenere qualsiasi altro risultato ben determinato. Però bisogna ricordare che il progetto è diverso dal risultato finale che può essere un nuovo prodotto, un nuovo impianto, ecc; un progetto è il processo con il quale si ottiene un nuovo risultato finale.
- Il progetto ha una vita finita. Il ciclo di vita di un progetto prevede un inizio e una fine e si suddivide in specifiche fasi. Il passaggio da una fase all’altra richiede l’approvazione o l’autorizzazione dell’alta direzione e il risultato ottenuto da ogni fase diventa l’input della fase successiva.
Ogni fase richiede l’allocazione e l’utilizzo delle risorse specifiche che di solito sono maggiori nelle fasi iniziali e minori quando il progetto si avvicina al termine. Anche le risorse umane, la capacità tecniche, le competenze e le altre risorse impegnate nel progetto variano in ogni fase. Al termine di ciascuna fase del progetto esistono cruciali momenti di valutazione e di decisione. Se non esistono gravi problemi che causano l’esigenza della ripetizione della fase già compiuta, si autorizza il passaggio alla fase successiva.
Per poter condurre al meglio il progetto verso lo scopo desiderato bisogna fin dall’inizio definire tutte le attività nei dettagli. Per facilitare la definizione delle attività bisogna dividere il progetto in diverse fasi ed è necessario che queste vengono ben curate e gestite.
Dato che i progetti impiegano tante risorse preziose (denaro, competenze, impianti, tempo, energia), se queste non vengono gestite adeguatamente si avranno le conseguenze negative molto gravi per tutta la organizzazione; talvolta il fallimento di un progetto molto importante per l’impresa può annullare i benefici portati da altri progetti ben gestiti. Una gestione efficace dei progetti richiede la collaborazione di tutte le unità dell’organizzazione per dare un supporto adeguato al progetto.
Lavorare per progetti
Insomma lavorare per progetti, ormai non è più per pochi, ma è diventato negli anni uno dei capisaldi delle aziende di successo, delle aziende che innovano, in quanto gran parte della competitività deriva da questo.
Pari passo anche la figura del responsabile del progetto è cambiata nel corso degli anni, ora gli si chiedono specifiche competenze, abilità e soprattutto saper padroneggiare i metodi e gli strumenti del project management.
Molto spesso nella mia attività di consulente vedo project manager “casuali”, ovvero si sono trovati in quel ruolo senza averne capito fino in fondo cosa significa e cosa ancora più importante sono stati messi in quella posizione da qualcuno che ne sa ancora meno.
Nei progetti piccoli potrebbe anche andare bene (in teoria e con molta fortuna), ma mi auguro che tutte le aziende prima o poi si troveranno a che fare con progetti di dimensioni e complessità molto maggiori. In questo caso non sarei così sicuro della buona riuscita del progetto.
Perché il project management è importante in un azienda?
SODDISFARE GLI OBIETTIVI AZIENDALI
Per raggiungere gli obiettivi, dobbiamo rilasciare dei deliverable che a loro volta avranno dei requisiti specifici, questi requisiti sono determinati dalle aspettative degli stakeholder. Tali requisiti devono essere identificati correttamente.
Il project management aiuta a definire gli obiettivi, i requisiti e ad identificare chi sono gli stakeholder.
RISPETTARE LE ASPETTATIVE DEGLI STAKEHOLDER
Le aspettative degli stakeholder saranno i requisiti dei deliverable. Molto importante in quanto identificare in maniera errata o superficiale gli stakeholder, non ci permette di individuare i requisiti corretti con il rischio di rilasciare un prodotto, servizi o risultato che non serve a nessuno, con spreco di tempo e di soldi.
ESSERE PREVEDIBILI
Per gestire un progetto necessitiamo di un piano (il piano di project management). Questo piano ci permette di capire per tempo come sta andando il progetto e non aspettare la fine del lavoro.
Abbiamo inoltre altri piani di gestione sussidiari che ci permettono di tenere sotto controllo ciascuna delle 10 aree di conoscenza.
GESTIRE LA SCHEDULAZIONE
Comprende i processi e le attività necessarie a garantire il completamento del progetto nei tempi previsti. Identificare le attività da svolgere, metterle in relazione logica tra loro, stimarne i tempi sono fondamentali per avere una schedulazione, il più accurata possibile. In questo modo avremmo un piano temporale da seguire, una calendarizzazione
RISPONDERE IN MODO RAPIDO AI RISCHI
Tutti i progetti hanno dei rischi (pericoli od opportunità) e con l’area di conoscenza denominata “Gestione dei rischi di progetto” riusciamo ad identificarli, valutarli quantitativamente, qualitativamente e definire delle azioni preventive o correttive.
OTTIMIZZARE LE RISORSE
Vengono definite le risorse necessarie al progetto (interni o esterne all’organizzazione), valutato la loro disponibilità, se ne segue il lavoro per capire se vengono impiegate in modo efficiente.
GESTIONE DEI VINCOLI
Ogni progetto ha dei vincoli, con il project management riusciamo a capire se vengono rispettati
INTERROMPERE UN PROGETTO DESTINATO ALL’INSUCCESSO
Gestire un progetto significa controllare e monitorare continuamente se il contesto iniziale che ha decretato l’avvio del progetto è ancora valido, se i progetti siano ancora allineati agli obiettivi di business dell’organizzazione
AUMENTARE LE POSSIBILITA’ DI SUCCESSO
Gestire un progetto non è mai semplice, ma con una buona cassetta degli attrezzi (vedere matrice) costruita da processi, tecniche e strumenti di project management le possibilità di insuccesso si riducono notevolmente.
GESTIRE IN MODO EFFICACE ED EFFICIENTE IL PROGETTO
Raggiungere l’obiettivo prefissato (Efficacia) utilizzando in modo ottimale le risorse (Efficienza)
Insomma il Project Management è un processo che aiuta le aziende a migliorare efficacia e l’efficenza.
CONCLUSIONI
Lavorare sui progetti aziendali è molto importante per tutti gli imprenditori e i manager che hanno una visione ben chiara di quello che vogliono realizzare nel prossimo futuro.
Per lavorare sui progetti hai bisogno di tecniche e strumenti validi che supportino l’imprenditore in questo percorso di crescita.
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