A cosa serve il mansionario aziendale?
Prima ancora di rispondere a questa domanda, cerchiamo di capire cos’è.
Mansionario aziendale cosa’ è?
In merito all’organizzazione aziendale, il mansionario rappresenta la soluzione perfetta, perchè delinea senza ombra di dubbio ogni figura con i vari compiti e competenze. Perchè possa diventare uno strumento notevolmente utile, però bisogna realizzarlo con un determinato e preciso criterio.
Infatti, lo scopo del mansionario aziendale è quello di provvedere alla definizione delle aree di lavoro.
Quindi, il mansionario aziendale stabilisce le diverse mansioni dei vari lavoratori in maniera completa.
A cosa serve il mansionario aziendale?
Il mansionario, chiamato anche job description, serve a definire e descrivere, in maniera chiara e oggettiva, l’insieme dei compiti (detto, appunto, mansione o job) attribuiti a ciascuna posizione individuale all’interno dell’azienda.
Grazie al mansionario, l’azienda formalizza il comportamento di dipendenti e collaboratori, riducendo così i limiti della discrezionalità di ciascuno e limitando la variabilità dei comportamenti stessi.
Ciò fa del mansionario uno strumento di controllo aziendale che favorisce la standardizzazione.
In un team di lavoro, se ciascuno sa esattamente cosa fare e in che modo, applica le procedure del caso al meglio ed in maniera prevedibile dal resto della squadra.
Un mansionario elaborato correttamente, insieme all’organigramma, definisce la struttura organizzativa dell’azienda.
È molto utile perché,
- aiuta ad individuare i parametri di valutazione della singola mansione in funzione degli obiettivi espressi;
- consente di definire un piano di formazione e crescita, ossia il piano di carriera;
- permette di selezionare i candidati per la specifica posizione, grazie all’esplicitazione delle soft e hard skill richieste;
- serve ad individuare e pianificare il percorso di formazione più adatto in caso di assenza di alcune skill (competenze) richieste, affinché il candidato scelto colmi il gap.
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Eppure il mansionario contribuisce ad avere un approccio strategico del business nel medio-lungo periodo e, pertanto, è uno strumento utilissimo e indispensabile.
Occorre, però, elaborare mansionari agili e funzionali allo scopo e alla dimensione aziendale.
Vediamo allora insieme da dove partire per elaborare un mansionario aziendale davvero utile e pratico.
I primi step per elaborare un mansionario
Senza richiamare Harvard, per elaborare un mansionario, servono due cose:
- definire l’organigramma aziendale;
- definire il flusso di lavoro per comprendere le “interdipendenze significative dei compiti”.
Questo ci aiuta a definire l’ampiezza e, quindi, la specializzazione della singola mansione.
Scrivendo il flusso di lavoro, infatti, si hanno informazioni utili per capire se è possibile aumentare o diminuire il numero di compiti di ciascuna mansione. Ad esempio delineando i singoli task di ogni sottofase, possiamo renderci conto se due compiti condividono le stesse risorse tecnologiche come il pc, o lo stesso spazio, oppure se esistono delle sequenze logiche tra due compiti perché l’output di A rappresenta l’input di B, e così via e quindi decidere di assegnare entrambi i compiti alla stessa mansione oppure no.
Cosa deve contenere un mansionario
Un mansionario deve indicare:
- il nome della mansione;
- gli obiettivi;
- le responsabilità;
- le attività e i compiti specifici;
- il prodotto di valore da generare, ossia l’output;
- l’indicazione delle competenze trasversali e tecniche (soft e hard skill) richieste;
- l’ampiezza della delega ossia i diversi livelli di autonomia in funzione dei differenti compiti;
- la collocazione all’interno della struttura, con esplicitazione della posizione gerarchicamente superiore cui riportare e di quelle eventualmente coordinate.
Tutte queste informazioni, riportate in un semplicissimo foglio excel in maniera ordinata, chiara e schematica, costituiscono il mansionario di una specifica funzione e aiutano anche il piccolo imprenditore a prendere decisioni consapevoli in merito, ad esempio, all’assunzione di nuovi collaboratori, lo supporta nel controllare l’operato di chi è già in organico e lo supporta nel comprendere quali percorsi formativi sono indispensabili per migliorare le prestazioni di una mansione specifica, in vista dei propri obiettivi strategici.
Conclusioni
Obiettivo Imprenditore ti accompagna anche nella riorganizzazione della tua realtà aziendale con la stesura dei mansionari insieme alla definizione dell’organigramma aziendale, del flussogramma e all’elaborazione delle procedure.
Il tutto è svolto in maniera assolutamente pratica, funzionale e personalizzata durante sessioni di business coaching one to one.
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Giuseppe
