Il flusso di lavoro per la tua produttività. Utilizzare il termine “flusso” è ambiguo. In tanti anni di studio e ricerche, per alcuni ritengono il flusso un processo per altri un modo di organizzare le informazioni.
Un pò di chiarezza
Il flusso di lavoro per la tua produttività e la sua gestione parte dal fare chiarezza su un concetto fondamentale. La parola flusso, nel lavoro e nella vita quotidiana, identifica un modo di fare ben precisa, a volte non standardizzabile, che una volta creato, ti aiuta a organizzare le informazioni in modo comprensibile e ripetibile.
Cos’è un flusso di lavoro
Riprendendo la definizione di un noto software di project Management, un flusso di lavoro è un processo end-to-end che aiuta i team a raggiungere i propri obiettivi, mettendo in relazione le persone giuste ai dati giusti al momento giusto.
Amo questa definizione in quanto aiuta chiunque a spremersi le meningi sul fatto che ogni processo consta di step ben precisi per la sua implementazione e esecuzione.
A tal proposito, un flusso di lavoro efficace è composto da sette passaggi, organizzati genericamente in tre fasi: pianificazione, esecuzione e revisione.
Pianificazione (3 step)
- Progettazione e raccolta di informazioni
- Ricezione delle richieste
- Assegnazione delle priorità e allocazione delle risorse
Esecuzione (2 step)
- Sviluppo e revisione
- Monitoraggio dei progressi
Revisione (2step)
- Approvazione
- Resoconti
Quando devo creare un flusso di lavoro?
Il flusso di lavoro non è una caratteristica solo per il mondo del lavoro, ma è un aspetto essenziale della quotidianità. Se creati correttamente, forniscono quella chiarezza di cui il tuo team (lavorativo e familiare) ha bisogno per raggiungere i propri obiettivi più velocemente.
Perché i flussi di lavoro sono importanti
Sebbene ogni flusso di lavoro sia unico, si basano tutti sugli stessi elementi costitutivi, come un set della Lego. Questi componenti base sono sufficientemente flessibili da adattarsi alle esigenze di qualsiasi team o organizzazione. L’aspetto fondamentale è codificare i processi critici della tua attività, per creare una struttura nella tua organizzazione. Quando fai ciò, nessuno si chiede quale sia il prossimo passo o chi sia responsabile di quale parte del progetto. Eliminare questa incertezza è fondamentale.
Questo livello di struttura può offrire vantaggi tangibili al tuo team, tra cui:
- semplificazione del coordinamento tra i membri del team che lavorano a un progetto
- potenziamento della produttività (senza sacrificare qualità o costi)
- miglioramento dell’allocazione delle risorse
- incremento della visibilità del progetto
- possibilità per responsabili e dirigenti di prendere decisioni più pertinenti, perché tutto è monitorato in un unico posto
- riduzione della raccolta manuale delle informazioni e del lavoro duplicato
- eliminazione dei silos di dati incorporando tutto in un punto di riferimento accessibile a livello centrale
- fornire ai membri del team un chiaro senso di come il loro lavoro contribuisce a obiettivi condivisi e finalità più ampie
- ridurre le incertezze e sbloccare i membri del team
- eliminazione di processi ad hoc e sistemi unici al posto di un punto centrale di informazione
Invece di ripartire da zero ogni volta, i flussi di lavoro consentono ai team di diventare efficaci e adattabili, al fine di svolgere al meglio il proprio lavoro.
E tu, caro imprenditore, lavori alla giornata o hai caratterizzato la tua impresa nel rispettare un flusso di lavoro in grado di raggiungere obiettivi chiari e definiti?
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Let’s go!
Giuseppe
